gff Newsletter Ausgabe 2/2017 SHD

„Wenn’s einer hat ...“

Der Wahlspruch der Möbelstadt Sommerlad ist traditionell Programm. Dass der Slogan der innovationsfreudigen Unternehmensgruppe auch in Sachen IT zutrifft, zeigt das Interview mit Hans Holger Vetter, Leitung Finanz- und Rechnungswesen bei der Sommerlad Service und Beratungs-GmbH & Co. KG, Gießen.

Hans Holger Vetter



Sommerlad perfacto

Seit gut einem Jahr setzt Sommerlad das Modul Faktura des gff-Finanzwirtschaftssystems Perfacto ein. Die manuelle Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen gehört damit endgültig der Vergangenheit an.

Sie setzen Perfacto bereits seit 2005 ein und haben die Lösung im vergangenen Jahr um das Modul Faktura ergänzt. Warum?
Bisher haben wir alle Rechnungsvorgänge mithilfe von Microsoft Excel oder Microsoft Word bearbeitet. Das bedeutete, dass jede Buchung manuell ausgeführt und für jeden Geschäftsvorfall eine Textkonserve erstellt werden musste. Dies wollten wir optimieren und haben uns im Dezember 2015 für die Einführung des Perfacto-Moduls Faktura entschieden. Seit dem 4. Februar 2016 arbeiten wir aktiv mit der Anwendung.

Standen alternative Lösungen zur Wahl?
Nein, ein Drittanbieter kam für uns nicht in Frage, da wir – wie bereits erwähnt – schon viele Jahre das Finanzwirtschaftssystem Perfacto einsetzen und Faktura ein ergänzendes Modul der Software ist. Für die Lösung sprachen zudem die sehr enge und erfolgreiche Kooperation mit der gff und der langjährige Einsatz des Warenwirtschaftssystems MHS von SHD.

Verlief die Implementierung zu Ihrer Zufriedenheit?
Die Implementierung der Lösung war einfach, da Herr Farnschläder von der gff diese vor Ort durchgeführt hat. Ein paar anfängliche Kinderkrankheiten konnten innerhalb kürzester Zeit behoben werden. Auch heute sind wir noch sehr zufrieden mit der Betreuung durch die gff. Vor allem die Hotline-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter sind immer für uns da, wenn wir Fragen haben.

Was leistet die Software bei Ihnen in der Unternehmensgruppe?
Die Größe der Sommerlad-Unternehmensgruppe verdeutlicht die Dimensionen der Belegerfassung: Insgesamt 18 Unternehmen gehören der Gruppe an. Sie alle verwenden Faktura. Allein für die beiden Unternehmen Einrichtungshäuser R. Sommerlad GmbH & Co. KG und die Sommerlad Service und Beratungs-GmbH & Co. KG wurden seit der Einführung von Faktura 1.100 Rechnungen und Gutschriften erstellt. Im Durchschnitt sind das 75 Rechnungen und Belege, die wir pro Monat buchen.

Durch den Einsatz von Faktura muss pro Geschäftsvorfall nur noch eine Vorlage pro Mandant erstellt werden, die für alle folgenden Vorgänge immer wieder verwendet werden kann. Die weiteren Buchungen laufen dann automatisch, auch wenn wir innerhalb der Unternehmensgruppe einzelne Beträge weiterberechnen. Der Sachbearbeiter muss die übergebene Buchung nur noch prüfen beziehungsweise ergänzen, bevor diese final verarbeitet wird.

Sie sprechen die Vorlagen und die interne Weiterberechnung an …
Ja, wir verwenden sehr häufig Vorlagen. Für unseren größten Mandanten sind derzeit 25 Vorlagen angelegt. Der Nutzen besteht darin, dass der Mitarbeiter je nach Geschäftsvorfall nur noch die richtige Vorlage heraussuchen muss. Alle nachfolgenden Vorgänge bei der Bearbeitung der Rechnung laufen dann fast automatisch ab.

Für Buchungen innerhalb der Unternehmensgruppe haben wir uns für die optionale Modulergänzung Faktura Konzern entschieden. Besonders hilfreich und hervorzuheben ist hier die Möglichkeit der Kostenstellenweiterbelastung: Wenn im Quellbuchungskreis alle Vorgaben eingehalten wurden, muss der Mitarbeiter im Zielbuchungskreis nichts mehr machen. Denn auch die Archivierung läuft automatisch ab, das bedeutet, dass der erzeugte Beleg automatisch an unser Dokumentenmanagement übergeben wird.

Wie erfolgt die Belegarchivierung?
Durch den Ausdruck der Rechnung archiviert das Programm die Belege automatisch im Archivierungssystem PROXESS. Da die Belege auf diese Weise nicht mehr händisch eingescannt werden müssen, sparen unsere Mitarbeiter Zeit. Auch die Fehlerquote ist durch die automatische Archivierung stark gesunken.

Sie haben die Lösung nun ein gutes Jahr im Einsatz. Wo sehen Sie den größten Nutzen der Software?
Definitiv in der Zeitersparnis, da alle Buchungen in den Vorlagen bereits fest hinterlegt wurden, und der daraus resultierenden deutlich geringeren Fehlerquote. Hinzu kommt die Sicherheit, dass die Rechnungen durch die Erstellung aus den gespeicherten Vorlagen immer den steuerlichen Vorgaben entsprechen. Dank Faktura sind bei uns Kapazitäten frei geworden. So konnten wir zusätzliche Aufgaben übernehmen und damit andere Abteilungen entlasten. Es gibt zwar aus meiner Sicht nach wie vor ein paar Kleinigkeiten, die man noch optimieren könnte, aber insgesamt ist Faktura ein sehr gutes und nützliches Zusatzprogramm. Ich kann es jedem Unternehmen empfehlen, das die Rechnungen bisher noch manuell erstellt und bearbeitet!

Die Sommerlad-Unternehmensgruppe

1930 gegründet, liegt das mittelständische Unternehmen seit nunmehr 87 Jahren fest in Familienhand. Der Einrichtungsspezialist bietet alles „rund ums Wohnen” an. Auch personell ist die Sommerlad-Unternehmensgruppe mit über 570 Mitarbeitern in fünf Verkaufshäusern und bei sechs Dienstleistern bestens aufgestellt. Mit einer Verkaufsfläche von 33.500 m² und einem 30.000 m² großen Hochregal-Ausgabelager zählt die Möbelstadt Sommerlad in Gießen zu den größten hessischen Einrichtungshäusern.

Sommerlad



 

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