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Jahresabschlüsse
Weihnachten steht schon wieder kurz vor der Tür ... und damit auch die Jahresabschlüsse. Einige Arbeiten kann man bereits im Laufe des Jahres erledigen. Das spart Zeit beim Jahresabschluss.
Abstimmung der Sammelkonten und der Personenkonten
Zu den Standardprüfungen gehört die Abstimmung der Sammelkonten und der Personenkonten.
Die Forderungs- und Verbindlichkeitskonten sollten immer mit den Debitoren- und Kreditorensaldenlisten übereinstimmen. Natürlich sollten auch die entsprechenden OP-Listen dazu passen. Wenn dieses per aktuellem Datum im Laufe des Jahres öfter kontrolliert wird, kann es eigentlich keine großen Überraschungen zum Jahresabschluss geben. Werden hier Differenzen festgestellt, können diese gesucht und bereinigt werden. Am besten, wenn es ruhiger ist und nicht in der Hektik des Jahresabschlusses.
Gründe für Differenzen können sein:
- Forderungs-/Verbindlichkeitskonten wurden manuell gebucht
- Umschlüsselung von Forderungs-/Verbindlichkeitskonten in den Personenstammdaten
Konten mit durchlaufenden Posten
Stimmen Sie auch die Konten turnusmäßig ab, die die Funktion der durchlaufenden Posten haben. Diese Konten sollten zum Jahresende geklärt sein und die Posten, die zugeordnet werden können, sollten entsprechend umgebucht werden.
EB-Vorträge
Sind alle EB-Vorträge gemacht? Nachbuchungen im alten Jahr auf Bilanzkonten verändern den Endsaldo. Ist für diese Konten dann bereits ein EB-Vortrag gemacht, muss der EB-Vortragslauf für diese Konten nochmal gemacht werden. Auch bei Nachbuchungen von Personenkonten im alten Jahr erfolgt die Korrektur des EB-Wertes über den EB-Vortragslauf. Die Forderungs- und Verbindlichkeitskonten werden automatisch mit dem Vortrag der Debitoren/Kreditoren gebucht.
Elektronische Meldungen bis 31.12.2018 durchführen
Für den aktuell bei Ihnen vorliegenden Programmstand ist die letzte Möglichkeit, eine Datei aus einem Meldeverfahren zu erstellen und zu versenden, der 31.12.2018. Sämtliche Meldeverfahren können ab dem 01.01.2019 bis zur Auslieferung des neuen Programmstandes nicht mehr angewählt werden. Dies ist erforderlich, da in einigen Verfahren zum 01.01.2019 neue Datensatzbeschreibungen gültig werden. Eventuell zum Monatsende erforderliche Verarbeitungsläufe müssen also spätestens am 31.12.2018 durchgeführt werden.
Bitte denken Sie auch an den Stammdatenabruf für die Unfallversicherung für das Kalenderjahr 2019. Dieser Abruf sollte vor der ersten Abrechnung für Januar 2019 erfolgt sein und ist technisch ab 01.12.2018 – mit dem bei Ihnen aktuell vorliegenden Programmstand – möglich. Diesbezüglich müssen Sie also nicht auf das Update im Januar 2019 warten.
Die Pflegeversicherungsbeiträge im Bundesland werden automatisiert mit dem Update Januar 2019 angepasst, wenn dort der ISO-Code hinterlegt ist. Bitte prüfen Sie Ihre Bundesland-Stammdaten im Vorfeld.
Konkurrierende Sonderverarbeitung für „Steuerfrei gem. DBA“ und „Garantieausgleich“
Bisher mussten Sie zwischen zwei Sonderverarbeitungskennzeichen wechseln. Zur Durchführung der Entgeltabrechnung musste das Kennzeichen „Garantieausgleich“ enthalten sein, zum Zeitpunkt der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen das Kennzeichen „steuerfrei gem. DBA“. Zukünftig wird dies nicht mehr notwendig sein, da die Lohnart ein neues Merkmal für „Steuerfrei gem. DBA“ erhält.
Damit die Umstellung bei Ihnen automatisch erfolgt, sollte zum Update-Zeitpunkt in der Lohnart das Sonderverarbeitungskennzeichen „072 steuerfrei gem. DBA oder ATE“ enthalten sein. Bitte prüfen Sie nach der Entgeltabrechnung Dezember die entsprechende Lohnart und ändern diese ggf. ab.
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