Gründung

1978

Verkaufsfläche

31.000 m²

Mitarbeiter

> 1.000

Standort

Waalwijk

Fazit

Nach einem Jahr Einsatz und vielen tausend ABs ist sich Adriaan de Jong sicher: „SHD ECORO AB Scan hat sich bewährt und wird jeden Tag noch ein bisschen besser. Das System lernt bei der OCR-Erkennung ständig hinzu. Unser Ziel sind 75 Prozent Erkennungsrate. Daran arbeiten wir und damit hätten wir viel erreicht.“

HIGHLIGHTS

Herausforderung

Eingehende ABs werden händisch bearbeitet. Vor allem bei  flachen als auch konfigurierbaren Artikeln werden keine automatischen Prüfungen vorgenommen.  Die Vorgänge werden komplett manuell durchgeführt und sind damit sehr zeit- und kostenintensiv.

Lösungskomponenten
  • SHD ECORO AB Scan
  • SHD Warenwirtschaftsbrücke
Vorteile
  • Der komplette Bestellvorgang wird beschleunigt
  • Verkaufspersonal wird von Routineaufgaben entlastet
  • Kosten und Zeit werden eingespart
  •  Direkte Archivierung im Dokumenten-Management-System PROXESS

SHD ECORO AB Scan – Auftragsbestätigungen effizient prüfen

Seit Herbst 2017 setzt die DMG Meubelen B. V. das Modul SHD ECORO AB Scan ein. Mit der grafischen Applikation prüft das niederländische Unternehmen Auftragsbestätigungen (ABs), die nicht per EDI getätigt werden können. Dies beschleunigt den kompletten Bestellvorgang und reduziert die Kosten der AB-Prüfung. Nach einem Jahr Echtbetrieb schildern Adriaan de Jong und Harald Buys von der DMG Meubelen ihre Erfahrungen.

Heute gehen durchschnittlich 500 ABs täglich bei uns ein. An Spitzentagen nach Weihnachten können es auch bis zu 1.000 sein. Das funktioniert reibungslos.

Harald Buys
Teamleiter ICT DMG Meubelen

Das Unternehmen

Die 1978 gegründete niederländische Mandemakers Gruppe (DMG) mit Sitz in Waalwijk beschäftigt heute mehr als 1.000 Mitarbeiter im Bereich Möbel. Zur DMG Meubelen um Inhaber Ben Mandemakers mit ihren 65 Anschlusshäusern gehören renommierte Unternehmen wie Piet Klerkx, Montél, Morres und Woonexpress.

 

Entscheidung für SHD ECORO AB Scan

Renommierte Unternehmen wie Piet Klerkx, Montél, Sanders Meubelstad, Morres und Woonexpress zählen heute zur 1978 gegründeten Mandemakers Gruppe (DMG). Die DMG Meubelen mit Sitz in Waalwijk beschäftigt mehr als 1.000 Mitarbeiter.

In vielen Unternehmen werden eingehende ABs noch manuell und damit sehr zeit- und kostenintensiv erfasst und bearbeitet. Bei der Prüfung der ABs kommen nur selten automatisierte Verfahren zum Einsatz. Die Folge sind Mehraufwand, Zeitverlust und hohe Kosten. Dies wollte man bei der DMG Meubelen ändern.

Bei der DMG Meubelen werden sowohl flache als auch konfigurierbare Artikel von SHD ECORO AB Scan verarbeitet. Bei den konfigurierbaren Artikeln funktioniert die automatische Prüfung jedoch erst seit dem Einsatz von SHD ECORO AB Scan. Vorher musste sie komplett manuell durchgeführt werden. „Zur Prüfung haben wir die ABs anfangs noch ausgedruckt, später hatten wir sie als PDF auf dem Bildschirm. Es wurden dann der Artikel, der Preis und der Liefertermin mit unserem Warenwirtschaftssystem MHS abgeglichen. Der komplette Prozess erfolgte manuell“, schildert Adriaan de Jong, EDV- und Organisationsleiter DMG Meubelen, der bereits seit 1978 für das Unternehmen tätig ist. Um auch diese ABs schneller verarbeiten zu können, hat sich die DMG Meubelen 2017 für den Einsatz von SHD ECORO AB Scan entschieden.

500 ABs pro Tag

Über die neue SHD Warenwirtschaftsbrücke konnte SHD ECORO AB Scan einfach an das Warenwirtschaftssystem MHS angebunden werden. „Heute gehen durchschnittlich 500 ABs täglich bei uns ein. An Spitzentagen nach Weihnachten können es auch bis zu 1.000 sein. Das funktioniert reibungslos.“, berichtet Harald Buys, Teamleiter ICT DMG Meubelen.

Die ABs, die bei der DMG Meubelen alle auf elektronischem Weg eingehen, werden im Zusammenspiel mit dem Dokumenten-Management-System PROXESS archiviert. Gleichzeitig liest PROXESS Xtract per OCR-Erkennung alle relevanten Daten wie Lieferant, Bestellnummer, AB-Daten und Preise aus, prüft diese gegen MHS und stellt sie dem Workflow zur Verfügung. Kriterien der AB-Prüfung sind der Artikel (Art und Beschaffenheit), die Menge, die Liefertermine, Preise inkl. Konditionen und Valuta sowie die Anlieferadressen. Die SHD-Warenwirtschaft verarbeitet die Vorgänge dabei grundsätzlich automatisch im Hintergrund. Die fachliche, visuelle Prüfung und Bearbeitung der Auftragsbestätigungen erfolgt in SHD ECORO AB Scan. Adriaan de Jong: „Die fachliche Richtigkeit der bestellten Möbel lässt sich wegen der vielfältigen Varianten, Sprachen und Schreibweisen nicht automatisch prüfen. Hier prüfen wir die Übereinstimmung visuell. Da die Software Abweichungen zwischen den beiden Dokumenten farblich markiert, erleichtert und beschleunigt dies die Prüfung deutlich.“

 

Verkaufspersonal von Routineaufgaben entlasten

Nach der kaufmännischen Richtigkeitsprüfung wird in der Regel der Beleg an das Verkaufspersonal weitergeleitet. Die Verkäufer kontrollieren dann etwa die Richtigkeit des Bezuges oder der Holzart. Dabei kann SHD ECORO AB Scan auch einzelne Positionen auf den ABs automatisch entfernen, damit der Verkäufer, sofern er keine EK-Berechtigung hat, diese Beträge nicht sehen kann. Damit es nicht zu unnötigen Verzögerungen bei der Bestellung kommt, lässt sich die Prüfung zudem terminlich überwachen.

Bei der DMG Meubelen hat man sich jedoch für eine andere Variante der AB-Prüfung entschieden. „Wir haben uns bewusst dazu entschlossen, die fachliche und die rechnerische Richtigkeit zentral an einem Ort zu prüfen. Unser Verkaufspersonal soll nichts mit administrativen Standardaufgaben zu tun haben. Das entlastet unsere Mitarbeiter am POS  und sie können sich zu 100 Prozent auf die Kunden und das Verkaufen konzentrieren“, erklärt Adriaan de Jong. SHD ECORO AB Scan entlastet bei der DMG Meubelen aber nicht nur den Verkauf, man ist auch wesentlich effizienter in der Bearbeitung der ABs geworden. Harald Buys: „Wir sind bei der Kontrolle der ABs viel effizienter, genauer und schneller geworden und können dadurch auch mögliche Fehler in den ABs sofort reklamieren. Ein weiterer großer Nutzen des Moduls ist, dass alle ABs direkt archiviert werden.“

XcalibuR-Daten fließen ein – ein Tool für alle ABs

Da das niederländische Unternehmen für die bidirektionale Kommunikation mit seinen Lieferanten auch die B2B-Kommunikationslösung XcalibuR einsetzt, generiert XcalibuR infolge eindeutiger Bestellungen ebenfalls ABs. Auch diese ABs werden bei der DMG Meubelen von SHD ECORO AB Scan eingelesen und abgeglichen. „Das Einzige, was bei den mit XcalibuR generierten ABs nicht stimmen könnte, sind der Preis und der Liefertermin. Und genau diese Dinge kontrollieren wir mit SHD ECORO AB Scan vollautomatisch. Das geht ruckzuck und ist sehr effizient. SHD ECORO AB Scan vereint bei uns alle Informationen zur Prüfung und Bearbeitung der Auftragsbestätigungen in einer einzigen Lösung“, fasst der EDV- und Organisationsleiter zusammen.

 

SHD ECORO AB Scan vereint bei uns alle Informationen zur Prüfung und Bearbeitung der Auftragsbestätigungen in einer einzigen Lösung.

Adriaan de Jong
EDV- und Organisationsleiter DMG Meubelen

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